Wszystkie sprawy przesyłane drogą pocztową , bądź dostarczone bezpośrednio do sekretariatu Inspektoratu są rejestrowane w książce kancelaryjnej.

Po zarejestrowaniu , sprawy przekazywane są do Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spżywczych do dekretacji a następnie zgodnie z adnotacjami do poszczególnych komórek organizacyjnych Inspektoratu.Na przeglądanej korespondencji , przewidzianej do załatwienia przez poszczególne komórki organizacyjne umieszcza się dyspozycje dotyczące np.: sposobu załatwienia sprawy , terminu lub inne adnotacje.Kierownicy wydziałów przeglądają i rejestrują przyjęcie otrzymanej korespondencji i przekazują ją pracownikom , do których należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

Sprawy załatwiane są wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności.Każdą sprawę załatwia się oddzielnie bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.Obieg akt odbywa się za pokwitowaniem. 

Pracownik Inspektoratu przygotowuje projekt pisma , które wraz z aktami sprawy przedklada kierownikowi wydziału , który sprawdza prawidłowość planowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi Inspektoratu.Po podpisaniu czystopisu wraz z odpowiednią ilością kopii , pismo przekazuje sie do sekretariatu celem wysłania do adresatów.Jeżeli załatwianie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe , postępuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu postępowania.Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.